Verfahrensdokumentation nach GoBD – Pflicht für Unternehmen

Die Verfahrensdokumentation – Ihre Absicherung bei der Betriebsprüfung

Spätestens seit dem 14.11.2014 benötigen Unternehmen eine sog. Verfahrensdokumentation. Diese dient dazu, gegenüber der Finanzbehörde zeigen zu können, dass die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) im Unternehmen eingehalten werden.

Sie dokumentiert u.a. den organisatorisch und technisch gewollten Prozess bei der Verarbeitung steuerrelevanter Dokumente von der Entstehung bis zur fälschungssicheren Archivierung und soll durch einen sachverständigen Dritten in „angemessener Zeit“ nachprüfbar sein. Kann keine oder nur eine unvollständige Dokumentation vorgelegt und die Einhaltung der Grundsätze nicht anderweitig bewiesen werden, dann können Hinzuschätzungen die Folge sein.

Dabei ist durch die Finanzbehörde keine konkrete Angabe über den notwendigen Umfang vorgeschrieben. Dieser soll sich an der „Komplexität und Diversifikation der Geschäftstätigkeit“ orientieren. Sprich, desto umfangreicher die Prozesse im Unternehmen, desto umfangreicher die Verfahrensdokumentation.

Exkurs – Zweck und Inhalt der GoBD

In der heutigen Zeit laufen die Prozesse in Unternehmen entweder vollständig oder teilweise in IT-Systemen ab. Folglich werden auch die nach außersteuerlichen oder steuerlichen Vorschriften zu führenden Bücher großteils in digitaler Form verarbeitet. Die GoBD regeln auf Basis der Abgabenordnung und des HGB, wie die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) im digitalen Zeitalter zu verstehen und anzuwenden sind.

Konkret geht es um die Einhaltung der

  1. Grundsätze der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit sowie
  2. der Grundsätze der Wahrheit, Klarheit und fortlaufenden Aufzeichnung.

In den Grundsätzen ist u.a. die Belegpflicht geregelt sowie vorgeschrieben, dass Geschäftsvorfälle lückenlos nachprüfbar sein und vollständig aufgezeichnet werden müssen.
In den GoBD wird außerdem ein besonderes Augenmerk auf den Betrieb eines Internen Kontrollsystems (IKS) sowie auf umfassende Prozesse zur Datensicherheit geworfen. Beispielsweise muss dafür Sorge getragen werden, dass die Finanzdaten des Vorjahres nicht ohne Weiteres unwiderruflich überschrieben werden können.
Die Einhaltung dieser Vorgaben wird von den Steuerprüfern der Steuerbehörden im Rahmen einer allgemeinen Steuerprüfung, einer Lohnsteuerprüfung oder einer Umsatzsteuerprüfung überwacht und sind explizit Teil der geforderten Verfahrensdokumentation.

In einem unserer zukünftigen Blogbeiträge werden wir die Inhalte der GoBD detaillierter beleuchten und auf einzelne Forderungen eingehen.

Verfahrensdokumentation – ein mögliches Inhaltsverzeichnis

Wie bereits weiter oben beschrieben, ergeben sich die Inhalte der Verfahrensdokumentation aus den Forderungen und Vorgaben der GoBD. Daher lässt sich auch die Struktur des Dokuments größtenteils aus den Grundsätzen ableiten. Es ist dabei sinnvoll, die Aufteilung nach organisatorischen und technischen Prozessen stringent einzuhalten, wie es auch in dem Schreiben des BMF aus 2014 angeraten wird.
Bei der Dokumentation der technischen Prozesse und IT-Systeme ist zu beachten, dass nicht ausschließlich die Buchhaltungssoftware zu berücksichtigen ist, sondern auch Vor- und Zusatzsysteme (z. B. Anlagenbuchhaltung, Lohnbuchhaltung, Kassensystem, elektronische Waagen, Materialwirtschaft, Abrechnung, Zeiterfassung).

Aus unserer Sicht ist die prozessorientierte Herangehensweise die sinnvollste. Für jeden GoBD-relevanten Geschäftsprozess wird dargelegt, wie für die Einhaltung der Grundsätze gesorgt wird. Es ergibt sich daher für kleine bis mittlere Unternehmen folgendes zielführendes Inhaltsverzeichnis:

  1. Versionierung und Bearbeitungshistorie
  2. Vorbemerkungen zur Verfahrensdokumentation
    1. Zielsetzung und Anwendungsbereich
    2. Rechtliche Grundlagen
  3. Unternehmen und Organisationsstruktur
    1. Einführung in die Geschäftstätigkeit
    2. Organigramm, Rollen und Bearbeitungsbereiche
    3. Eingesetzte Hard- und Software / Systemlandschaft inkl. Verweis auf System-/Betriebsdokumentationen
  4. Unternehmensprozesse
    1. Geschäftsprozesslandkarte
    2. Beschreibung der GoBD-relevanten Prozesse
      1. Prozess A (z.B. Belegerfassung)
        1. Organisatorischer Prozess inkl. Zuständigkeiten
        2. Technischer Prozess
        3. Sicherstellung der Einhaltung der GoBD
      2. Prozess B
        1. ..
  5. Internes Kontrollsystem (IKS)
  6. Datenschutz/Datensicherheit
  7. Referenzen
  8. Glossar

Die Struktur zielt darauf ab, einem Prüfer einen schnellen Einblick in das Unternehmen und dessen Geschäftstätigkeit zu geben. Zusätzlich wird bereits in den ersten drei Kapiteln die Systemlandschaft dargelegt sowie die Organisationsstruktur beschrieben. Dadurch fällt es deutlich leichter die, in den kommenden Kapiteln beschriebenen, Prozesse und Teilprozesse zu verstehen und im Rahmen der GoBD einzuordnen.
Das Kapitel 4 ist i.d.R. das umfangreichste, da hier die einzelnen steuerrelevanten Geschäftsprozesse des Unternehmens dargelegt werden. Zu jedem Prozess gibt es eine fachliche (oder organisatorische) Beschreibung sowie eine technische Spezifikation. Außerdem wird pro Prozess beschrieben, welche Maßnahmen unternommen werden, um für die Einhaltung der GoBD zu sorgen.

Ein Rechnungseingangsprozess für die Verfahrensdokumentation in der Software ARIS

So kann ein fachlicher Rechnungseingangsprozess für die Verfahrensdokumentation aussehen.

Darüber hinaus werden in Kapitel 5 und 6 allgemeine und übergreifende Vorgaben dokumentiert, die dem Schutz von Daten und der Kontrolle der Einhaltung der Vorgaben dienen. Dazu gehört ebenfalls ein Protokoll über getätigte Kontrollen.

Ein Verfahrensdokumentation Muster vom deutschen Steuerverband e.V. finden Sie zum Beispiel hier. Aber Achtung! Dieses Muster ist lediglich für den Scanprozess bei Papierbelegen gedacht.

Fazit – Verfahrensdokumentation nach GoBD

Kurzum, die Erstellung der Verfahrensdokumentation ist ein notwendiges Übel, das einige Zeit in Anspruch nehmen kann. Vor allem dann, wenn vor Beginn des Dokumentierens nicht ausreichend Zeit in die Vorbereitung und Strukturierung investiert wird. Dabei stellt das oben gezeigte Inhaltsverzeichnis aus unserer Sicht eine gute Orientierungshilfe dar. Ist das Dokument aber erst einmal mit der notwendigen Sorgfalt erstellt, dann kann gelassen auf die nächste Prüfung hingearbeitet werden.

Lesen Sie auch auf unserer Startseite zum Thema Verfahrensdokumentation und GoBD: Link.

Oder erfahren Sie, welche Vorteile die Prozessmodellierung hat. Auch ohne eine Verfahrensdokumentation: Link

Quelle: Schreiben des Bundesministeriums für Finanzen 2014

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