Loading...
Verfahrensdokumentation nach GoBD 2018-11-14T18:59:56+00:00

Warum sollten Sie eine Verfahrensdokumentation nach GoBD erstellen lassen?

Mit einer vollständigen und umfassenden Verfahrensdokumentation nach GoBD sind Sie in der Lage, dem Finanzamt bei einer Betriebsprüfung zeigen zu können, dass sie die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) im Unternehmen einhalten und für eine kontinuierliche Qualitätssicherung sorgen. Vor allem gilt dies für den Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit (§ 145 Absatz 1 AO, § 238 Absatz 1 Satz 2 und Satz 3 HGB) interner Geschäftsvorfälle.

Eine “[…] Verfahrensdokumentation [nach GoBD] besteht in der Regel aus einer allgemeinen Beschreibung, einer Anwenderdokumentation, einer technischen Systemdokumentation und einer Betriebsdokumentation […]” und “[…] beschreibt den organisatorisch und technisch gewollten Prozess, z.B. bei elektronischen Dokumenten von der Entstehung der Informationen über die Indizierung, Verarbeitung und Speicherung, dem eindeutigen Wiederfinden und der maschinellen Auswertbarkeit, der Absicherung gegen Verlust und Verfälschung und der Reproduktion.” Gemeint ist dabei in der Hauptsache eine Dokumentation des Umgangs mit Belegen zu Geschäftsvorfällen. 

Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des DV-Verfahrens eines Unternehmens müssen vollständig schlüssig und ersichtlich sein, damit ein sachverständiger Dritte (meinst der Betriebsprüfer) in angemessener Zeit in der Lage ist, den Verarbeitungsvorgang zu verstehen. Können Sie im Falle einer Betriebsprüfung durch die Finanzbehörde keine, eine unverständliche oder nur eine fehlerhafte Verfahrensdokumentation vorlegen, so kann die Folge eine Verwerfung der Buchführung mit entsprechenden Hinzuschätzungen sein.

Kurzum: Sie sollten eine Verfahrensdokumentation erstellen, weil das Bundesministerium für Finanzen das von Ihnen verlangt. Gerne würde ich Ihnen einen angenehmeren oder besser nachvollziehbaren Grund nennen können. Doch wie es sich mit vielen der bürokratischen Anforderungen verhält, so ist es auch hier. Der Vorteil einer Verfahrensdokumentation liegt nicht bei Ihnen. Er liegt beim Finanzamt.

Quelle: Schreiben des Bundesministeriums für Finanzen vom 14. November 2014

Die Erstellung einer Verfahrensdokumentation nach GoBD hat neben der Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen allerdings auch einen angenehmen Nebeneffekt. Als Unternehmen ist man gezwungen, sich mit den internen Prozessen auseinanderzusetzen. Dies birgt die Chance, Optimierungspotenziale aufzudecken und Prozesse einfacher zu gestalten. Gerade die Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems (DMS-System) macht es oft deutlich einfacher, effizienter und damit günstiger, mit Geschäftsvorfällen umzugehen uns diese gleichzeitig gesetzeskonform zu verarbeiten und zu speichern.

Nehmen Sie gerne Kontakt zu uns auf wenn Sie Fragen haben sollten oder lesen Sie in unserem Blogbeitrag zum Thema Prozess- und Workflowmanagement, was es damit eigentlich auf sich hat.

Durch die weitere Nutzung der Seite stimmst du der Verwendung von Cookies zu. Weitere Informationen

Die Cookie-Einstellungen auf dieser Website sind auf "Cookies zulassen" eingestellt, um das beste Surferlebnis zu ermöglichen. Wenn du diese Website ohne Änderung der Cookie-Einstellungen verwendest oder auf "Akzeptieren" klickst, erklärst du sich damit einverstanden.

Schließen