Prozessmodellierung – Die Grundlage für Effizienz

Ein umfangreiches Angebot an Softwarelösungen im Bereich der Prozessmodellierung macht es Unternehmen heutzutage nicht leicht, sich für ein System und eine Vorgehensweise zu entscheiden. Verschiedene Methoden der Modellierung mit unterschiedlichen Schwerpunkten stehen zur Verfügung, um die unterschiedlichsten Anforderungen an ein gutes Prozessmodell zu erfüllen.
Doch bevor die Frage nach der richtigen Software oder der richtigen Methodik zur Prozessmodellierung gestellt wird, sollten die Grundlagen zu diesem Thema bekannt sein. In diesem Blogbeitrag wollen wir klären, was Prozessmodellierung eigentlich ist und welche Vorteile es bietet.

Prozessmodellierung ist ein gemeinsames Projekt

Prozessmodellierung ist ein gemeinsames Projekt

Was ist Prozessmodellierung?

Der Begriff Prozessmodellierung beschreibt die graphische Darstellung von Prozessen. Dabei wird das Ziel verfolgt, kurz und für Dritte verständlich die Fragen nach dem “Was”, “Wer” und “Wann” eines Prozesses zu beantworten. Die Verständlichkeit und Übersichtlichkeit ist dabei der entscheidende Vorteil gegenüber der textuellen Beschreibung.
Prozessmodellierung kommt dabei sowohl bei der Dokumentation von Ist-Prozessen als auch zur Neugestaltung von Prozessen im Rahmen von BPR zum Einsatz und ist Grundlage für alle weiteren Tätigkeiten des Prozessmanagements. Nur mit einem gemeinsamen Verständnis der Abläufe eines Unternehmens können Analysen durchgeführt und Optimierungspotenziale realisiert werden.

Welche Vorteile bringt Prozessmodellierung?

Vielen Unternehmen geht im Tagesgeschäft die Übersicht verloren, wer eigentlich für welche Schritte eines Prozesses verantwortlich ist und aus welchen Teilschritten ein Arbeitsablauf besteht. Dazu kommt, dass sog. “Herrschaftswissen” einzelner Mitarbeiter das einheitliche Gesamtverständnis über Abläufe erschwert. Daraus resultieren sowohl hohe Fehlerquoten durch mangelnde Transparenz als auch hohe Kosten bei dem Abgang von Mitarbeitern durch Aufwand bei der Einarbeitung und Schulung. Folgende fünf Vorteile bietet Prozessmodellierung um diesen Problemen entgegenzuwirken.

Vorteil Nr. 1: Einheitliches Verständnis durch Schaffung von Transparenz

Die visuelle Darstellung von Prozessen führt in erster Linie zu einem einheitlichen Verständnis aller Beteiligten durch die Schaffung von Transparenz. Es wird damit eine Diskussionsgrundlage erstellt, auf die sich im Rahmen weiterer Tätigkeiten z.B. bei der Prozessanalyse gestützt werden kann.

Vorteil Nr. 2: Entdeckung ineffizienter und fehleranfälliger Prozesse

Prozessmodellierung ist die Voraussetzung dafür, langsame Abläufe oder Mehrarbeit aufzudecken und dies allen Beteiligten offen zu legen. Dabei stellen sich oft vermeidliche Standardprozesse als ineffizient und fehleranfällig dar. Dies merkt man i.d.R. daran, dass sich diese Prozesse nur schwer verständlich visualisieren lassen und unterschiedliche Auffassungen der korrekten Abbildung bestehen.

Vorteil Nr. 3: Erlangen von Zertifizierungen

Weiterhin setzen viele Zertifizierungen und Anforderungen an das Qualitätsmanagement im Rahmen von GRC die Modellierung von Prozessen voraus. Viele Zertifikate, wie z.B. ISO 9001, können nur mit einer ausführlichen, visuellen Darstellung der Unternehmensprozesse erlangt werden.

Vorteil Nr. 4: Einarbeitung neuer Mitarbeiter

Durch dokumentierte und verständlich modellierte Prozesse gestaltet sich die Einarbeitung neuer Mitarbeiter deutlich leichter und kostengünstiger für das Unternehmen. Vor allem aber wird den neuen Mitarbeitern wird der Einstieg in ihr neues Verantwortungsgebiet erleichtert.

Vorteil Nr. 5: Zwangs-Auseinandersetzung mit internen Abläufen

Bei der Modellierung von Prozessen müssen unter anderen folgende Fragen beantwortet werden:
– Wie wird der betrachtete Prozess zu anderen abgegrenzt?
– Wie kann der betrachtete Prozess möglichst verständlich abgebildet werden?
– Welches sind die Haupt-Wertschöpfungsprozesse, welches Unterstützungsprozesse?
Die Beschäftigung mit diesen Fragen führt zwangsweise zu der inhaltlichen Auseinandersetzung mit den Prozessen. Unweigerlich folgen Zweifel an der Sinnhaftigkeit einzelner Abläufe und Ideen zur Optimierung, die in darauffolgenden Schritten umgesetzt werden können.

Welche Arten der Prozessmodellierung gibt es?

Zu nächst einmal lassen sich verschiedenste Möglichkeiten der Darstellung von Prozessen unabhängig von der gewählten Methodik unterscheiden. Die bekannten Microsoft-Bordmittel wie PowerPoint oder sogar Word bilden dabei die Basis. Ein großer Nachteil dieser Werkzeuge besteht darin, dass sie nicht explizit für die Visualisierung von Prozessen entwickelt wurden und deshalb einige hilfreiche Funktionen nicht bieten. Gerade wenn Abläufe komplexer werden und auch Rollenbezüge abgebildet werden sollen, stoßen diese Programme an ihre Grenzen.
Mit Microsoft Visio lässt sich bereits deutlich mehr erreichen und effizienter arbeiten. Es gibt allerdings auch explizit für größere Prozessoptimierungs-Projekte ausgelegte Software, die umfangreiche Methodenkoffer im Standard mitbringen und mächtige Möglichkeiten der Prozessmodellierung bieten. Oftmals sehen diese Programme auch Berechtigungskonzepte und Integrationen in andere Anwendungen vor. Sehr bekannt sind zum Beispiel ARIS oder auch Aeneis.
Natürlich können Prozesse bis zu einem gewissen Komplexitätsgrad aber auch einfach per Stift und Papier abgebildet werden (-;

Weniger zahlreich als die Darstellungsmöglichkeiten, aber dennoch umfangreich, sind die Modellierungsmethoden und Notationen. Sehr bekannt sind u.a. die Notation BPMN oder auch die EPK. Beide Notationen sind dabei für ähnliche Anwendungsfälle ausgelegt, der Fokus liegt aber jeweils auf anderen Prozesseigenschaften. Notationen standardisieren das Vorgehen bei der Modellierung und Schaffen so Vergleichbarkeit und Best-Practices. In einem unserer nächsten Blogbeiträge erfahren Sie mehr über die einzelnen Notationen und Konventionen einschließlich deren Vor- und Nachteile.

Fazit

Prozessmodellierung stellt die Grundlage für die Diskussion und Optimierung von Abläufen dar. Nur mit einer leicht verständlichen und transparenten Visualisierung ist fachlicher Austausch möglich. Mehrarbeit und ineffiziente Abläufe werden dabei sichtbar. Zusätzlich unterstützten Prozessmodelle sowohl bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter als auch bei der Erlangung von Zertifikaten und Qualitätsstandards. Prozessmodellierung ist der erste Schritt Richtung Effizienz.

Wenn Sie weitere Informationen wünschen, dann kontaktieren Sie uns gerne.

 

By | 2018-11-10T14:30:19+00:00 September 28th, 2018|Uncategorized|0 Comments

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