Prozessmanagement – Was ist das eigentlich?

Als Unternehmer stehen Sie vor der großen Herausforderung, Ihr Unternehmen für die Zukunft zu rüsten und dafür zu sorgen, dass Ihr Unternehmen langfristig wächst und Gewinne erwirtschaftet. Hierfür ist es elementar wichtig, dass sich Ihr Unternehmen stetig weiterentwickelt und die Unternehmensabläufe verbessert und angepasst werden. Denn nur wenn Sie in der Lage sind, flexibel auf Änderungen des Marktes und der Technik zu reagieren, werden Sie auch zukünftig Erfolg haben.
Genau an dieser Stelle sind sowohl das Prozessmanagement, als auch das Workflowmanagement relevant. Beide Themenbereiche befassen sich damit, die Abläufe innerhalb des Unternehmens zu verbessern und sowohl die Produktivität, als auch den Gewinn zu steigern.

Prozessmanagement

Doch was genau versteht man eigentlich unter den Begriffen Prozessmanagement und Workflowmanagement?

Welche Ziele verfolgen Prozess- und Workflowmanagement?

Mithilfe welcher Maßnahmen werden in diesen Bereichen konkrete Erfolge erzielt und welche Vorteile bringen Prozessmanagement und Workflowmanagement mit sich?

Genau mit diesen Fragen setzen sich Unternehmen auseinander, wenn sie sich mit den Begriffen Prozessmanagement und Workflowmanagement befassen. Denn oftmals haben Unternehmen zwar bereits etwas über diese Begriffe gehört, in vielen Fällen fehlt allerdings konkretes Verständnis. Aus diesem Grund wird der folgende Artikel als eine Art FAQ genau diese Fragen beantworten und Ihnen einen besseren Überblick über die Bedeutung der Begrifflichkeiten Prozess- und Workflowmanagement verschaffen.

Teil 1: Das Prozessmanagement

Was ist Prozessmanagement?

Unter dem Begriff Prozessmanagement versteht man sowohl die Planung, Durchführung, Optimierung als auch das Controlling von Prozessen in Unternehmen. Wichtig dabei ist, dass der Prozess als eine Verknüpfung von unterschiedlichen Aufgaben definiert ist. Es geht darum, die unterschiedlichen Arbeitsschritte innerhalb eines Unternehmens durch Finetuning noch besser aufeinander abzustimmen und somit sowohl Zeit, als auch Ressourcen einzusparen. Ein wichtiges und weit verbreitetes Instrument ist die sog. Wertschöpfungskette. Mit dieser kann die Wertschöpfung eines Unternehmens visualisiert und als Grundlage für Optimierungen herangezogen werden.

Welche Ziele verfolgt das Prozessmanagement?

Die Steigerung der Effizienz innerhalb der Wertschöpfungskette ist eines der Hauptziele des Prozessmanagements. Darüber hinaus gibt es noch weitere Ziele, die mithilfe des Prozessmanagements erreicht werden sollen. Hierzu zählen unter anderem die Qualitätssteigerung, die Optimierung der Flexibilität, aber auch die Senkung von Kosten. Welche Ziele konkret erreicht werden sollen und worauf das Prozessmanagement den größten Fokus legt, hängt jedoch stets vom Projekt ab und lässt sich nicht verallgemeinern.
Nachdem ausgeführt wurde, welche Ziele das Prozessmanagement verfolgt, soll im Folgenden Abschnitt darauf eingegangen werden, wie diese Ziele erreicht werden- also welche Maßnahmen konkret notwendig sind, um die angestrebten Ziele zu erreichen.

Welche Maßnahmen sind Bestandteil des Prozessmanagements?

Genau wie die Ziele des Prozessmanagements von Projekt zu Projekt unterschiedlich sind, unterscheiden sich die Unternehmensprozesse ebenfalls je nach Unternehmen. Es ist deshalb nicht möglich eine Step-by-Step Anleitung zu geben, die bei jedem Unternehmen garantiert zum Erfolg führt.
Allerdings lassen sich durchaus übergeordnete, allgemeine Maßnahmen formulieren, welche in sämtlichen Prozessmanagement-Projekten zum Einsatz kommen. So zählen hierzu unter anderem die Prozessdokumentation und die Prozessvisualisierung. Darüber hinaus wird analysiert, welche Optimierungspotenziale und Kosteneinsparungspotenziale die Wertschöpfungskette aufweist. Wie bei jedem Projekt, ist auch beim Prozessmanagement die Überwachung der Wirksamkeit von zentraler Wichtigkeit. Hierfür gibt es spezielle Softwarelösungen, welche den Erfolg der Prozessoptimierung detailliert darstellen und zeigen, welche Maßnahmen besonders wirksam sind und noch weiter intensiviert werden sollten. Dieses ist ein sehr wichtiger Aspekt des Prozessmanagements. Dadurch, dass sich die Prozesse je nach Unternehmen unterscheiden, sollte das Prozessmanagement keineswegs als festgelegtes Maßnahmenbündel verstanden werden. Um den Erfolg zu maximieren, müssen die Maßnahmen während der Optimierung stets angepasst werden.

Welche Vorteile bringt das Prozessmanagement mit sich?

Das Prozessmanagement bietet hervorragende Möglichkeiten, Gewinn zu maximieren und Kosten, beziehungsweise Ressourcen einzusparen, da das Prozessmanagement im Vergleich zu anderen Managementthemen einen entscheidenden Vorteil aufweist: Durch Prozessmanagement ist es möglich, in sehr kurzer Zeit große Fortschritte zu erzielen. Dabei gibt es eine überdurchschnittlich hohe Erfolgswahrscheinlichkeit und nur sehr geringe Risiken. Man kann also sagen, dass das Prozessmanagement eine „sichere Sache“ ist und sich im Vergleich zu weiteren Managementstrategien durch seinen äußerst wirksamen Hebel auszeichnet.
Sie haben nun einen Überblick darüber bekommen, was unter dem Begriff Prozessmanagement verstanden wird und wodurch sich das Prozessmanagement auszeichnet. Doch dieser Artikel bezieht sich, wie bereits in der Einleitung erwähnt, ebenfalls auf den Begriff des Workflowmanagements. Deshalb wird im Folgenden auf das Workflowmanagement eingegangen.

Teil 2: Das Workflowmanagement

Was ist Workflowmanagement?

Das Workflowmanagement schließt an das Prozessmanagement an, da die Grundlage des Workflowmanagements die Ergebnisse des Prozessmanagements bilden. Während sich das Prozessmanagement auf der konzeptionellen Ebene bewegt, bewegt sich das Workflowmanagement auf der operativen Ebene und befasst sich mit den einzelnen Arbeitsschritten innerhalb des Unternehmens. Die Wertschöpfungskette eines Unternehmens ist so gut wie immer von diversen unterschiedlichen Arbeitsschritten gekennzeichnet, welche aufeinander aufbauen und voneinander abhängig sind. So entsteht eine Art Netzwerk aus unterschiedlichsten Beziehungen innerhalb des Unternehmens.
Ein Beispiel: Sie sind der Inhaber einer Tischlerei und sollen für einen Kunden einen Schrank bauen. In der Regel arbeitet hierbei nicht nur ein einzelner Mitarbeiter und produziert den Schrank von A bis Z, sondern es gibt einen Mitarbeiter, der für das Zuschneiden des Holzes zuständig ist, einen der sich um die angemessene Holzverarbeitung kümmert und noch einen weiteren, der die verschiedenen Holzteile zusammenschraubt. Das verdeutlicht die unterschiedlichen Abhängigkeiten innerhalb des Unternehmens. Der Mitarbeiter, der das Holz zusammenschraubt und am Ende der Wertschöpfungskette steht, steht in direkter Abhängigkeit zu den Mitarbeitern, welche am Anfang der Wertschöpfungskette stehen. Nur wenn diese ordnungsgemäß arbeiten, kann die Person am Ende der Kette seine Aufgabe erfüllen. Deshalb ist es elementar wichtig, dass die unterschiedlichen Arbeitsschritte genaustens aufeinander abgestimmt erfolgen und optimiert werden. Dies gilt gleichermaßen für alle Arten von Unternehmen. Genau hier setzt das Workflowmanagement an.

Welche Ziele verfolgt das Workflowmanagement?

Das Ziel des Workflowmanagements ist es, die effiziente, fehlerfreie und automatisierte Zusammenwirkung von Arbeitsschritten zu ermöglichen. Dabei liegt der Fokus des Workflowmanagements auf der Softwareunterstützung und Automatisierung. Ein Tätigkeitsbereich, der oft durch Workflowsoftware unterstützt wird, ist die Buchhaltung. Durch geeignete Systeme lassen sich Belege durch Einscannen digitalisieren. Vorgegebene digitale Belegflüsse mit hinterlegten Rollen, Berechtigungen und Workflowschritten sorgen im Folgenden dafür, dass der digitalisierte Beleg einen standardisierten Prozess durchläuft und von den zuständigen Mitarbeitern bearbeitet wird. Durch Zeitvorgaben lassen sich dabei zusätzlich Liegezeiten verringern und Fristverletzungen vermeiden. Der Einsatz eines Workflowmanagement-Systems führt i.d.R. ebenfalls zu geringeren Fehlerquoten.

Welche Maßnahmen sind Bestandteil des Workflowmanagements?

Wie bereits in der Definition erwähnt, steht eine Softwarelösung im Zentrum des Workflowmanagements. Dazu werden zunächst Anforderungen an die Software aufgenommen. Im darauffolgenden Schritt, wird auf dieser Grundlage nach einer passenden Softwarelösung gesucht. Da es mittlerweile eine große Anzahl an unterschiedlichen Softwarelösungen mit verschiedenen Stärken und Schwächen gibt, ist es wichtig, dass auf den genauen Abgleich des Funktionsumfangs mit den Anforderungen geachtet wird. Abschließend wird eines der Systeme ausgewählt und ein Einführungsprojekt durchgeführt.

Welche Vorteile bringt das Workflowmanagement mit sich?

Mithilfe von Workflowmanagement und der passenden Software ist es möglich, die Fehleranfälligkeit und die Durchlaufzeit durch Ihre Wertschöpfungskette zu verringern, sowie die Transparenz zu erhöhen. Dieses wird bedingt durch klare Zeitvorgaben und der eindeutigen Festlegung wer was wann zu tun hat. Insbesondere, wenn Sie standardisierte Arbeitsabläufe innerhalb Ihres Unternehmens verwenden, kann das Workflowmanagement seine gesamte Wirksamkeit entfalten. Sie können diese Abläufe optimieren, überwachen und steuern. Dabei wird stets sichergestellt, dass Schwachstellen leichter gefunden werden können, die Transparenz erhöht wird und Ihre Mitarbeiter über alle nötigen Informationen verfügen, da diese zentral abrufbar sind. Das Workflowmanagement ist somit in der Lage, einen optimalen Arbeitsablauf sicherzustellen.

Fazit

Zusammenfassend lässt sich festhalten, dass Workflowmanagement und Prozessmanagement im Grundsatz die gleichen Ziele verfolgen und thematisch sehr nah beieinander liegen. Im Prozessmanagement liegt der Fokus auf der strategischen Betrachtung und Untersuchung der Unternehmensprozesse sowie der Ermittlung von Optimierungspotenzialen u.a. zur Steigerung der Effizienz. Das Workflowmanagement ist operativ ausgerichtet und zielt darauf ab, definierte (Standard-)Prozesse zu digitalisieren und zu automatisieren. Erreicht wird dies durch die Unterstützung spezieller Software, die die Abbildung von Arbeitsschritten und die Zuordnung von Rollen und Aufgaben ermöglicht. Projekte zur Kostensenkung und Effizienzsteigerung durch die Optimierung von Prozessen beinhalten deshalb i.d.R. Vorgehensweisen und Methoden aus beiden Bereichen.

Lesen Sie gerne auch unsere Beiträge zum Thema Prozessmanagement als Grundlage für Effizienz oder auch die 4 gefährlichsten Fehlannahmen im Prozessmanagement .

By | 2018-11-11T20:21:58+00:00 Oktober 29th, 2018|Prozess, Prozesse, Prozessmanagement, Workflowmanagement|0 Comments

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