Prozessmanagement – Die 4 gefährlichsten Fehlannahmen

Geschäftsprozess- oder auch Prozessmanagement (kurz: GPM oder engl. BPM) ist bereits seit mehreren Jahrzehnten ein prominentes Thema auf vielen Veranstaltungen, in Management-Ratgebern und natürlich in der praktischen Anwendung. Kleinere Firmen und Unternehmen aus dem Dienstleistungssektor erkennen zunehmend, dass GPM auch für sie eine entscheidende Rolle spielt.
Dabei werden folgende Annahmen über GPM immer wieder diskutiert, die wir bei futuremind für falsch halten.

prozessmanagement

Fehlannahme Nr. 1: Nur große Unternehmen benötigen Prozessmanagement.

Zwar hat GPM gerade in großen Unternehmen aufgrund von gesetzlichen Vorgaben, Zertifizierungen und der Digitalisierung eine ganz besondere Bedeutung. Es wäre allerdings ein schwerwiegender Fehler, deshalb anzunehmen, in kleinen und mittelgroßen Unternehmen sei es deshalb unwichtig.
Gerade kleine und wachsende Unternehmen, die bisher konsequent auf die klassische personale Organisationsform gesetzt haben, werden schnell merken, dass die wenigen Personen in Schlüsselpositionen nicht mehr in der Lage sein werden, alle Abläufe, Informationen und Kunden bedarfsgerecht und mit der nötigen Präzision zu bearbeiten. Deshalb müssen Abläufe auch hier frühzeitig standardisiert und systematisiert werden um die Komplexität beherrschbar zu machen und Fehler zu reduzieren. Professionelles und resultatorientiertes Prozessmanagement ist gerade deshalb für kleine Unternehmen die Voraussetzung für Wachstum und Skalierung.

Fehlannahme Nr. 2: Mit der Dokumentation der Prozesse ist es getan.

Durch Prozessdokumentation und Prozessvisualisierung ist bereits ein großer Schritt in Richtung Transparenz getan – die Einarbeitung von Mitarbeitern fällt leichter, Mehrarbeit wird sichtbar und ineffiziente Prozesse gelangen ans Tageslicht. Nachhaltiger Mehrwert wird aber erst dann erreicht, wenn die Prozesse gemessen, überwacht, hinterfragt, diskutiert und konsequent verändert werden. Nur wer Entscheidungen trifft und diese umsetzt, kann das ungeheure Potenzial hinter Prozessmanagement erwecken.

Fehlannahme Nr. 3: Prozessmanagement ist komplex und kann deshalb nur durch komplizierte Verfahren unterstützt werden.

Entscheidend im Prozessmanagement ist eine strukturierte Herangehensweise, eine bewährte und transparente Methodik sowie eine konsequente Umsetzung. Wichtig dabei ist zusätzlich, den Fokus auf Ergebnisorientierung und Leistung nicht zu verlieren. Häufig wird dabei die Ansicht vertreten, ein so entscheidendes Thema wie Prozessmanagement könne nur mit ausgeklügelten Systemen und Softwarelösungen angegangen werden. Das Gegenteil ist der Fall. Mit einer gesunden Portion Sachverstand und Erfahrung ist ein Prozess auch nicht mehr als eine Folge von Aktivitäten mit In- und Output. Dabei ist nur darauf zu achten, keine Wissenschaft aus dem Thema zu machen und die Prozesse an Praxisnähe und Wirksamkeit auszurichten.

Fehlannahme Nr. 4: Prozessmanagement löst alle Probleme.

Das Potenzial, das in gutem und konsequenten Prozessmanagement liegt wird oft zum Anlass genommen, es zur Lösung aller Probleme heranzuziehen. Dabei fordert die Umsetzung von Prozessmanagement auch die Betrachtung heutzutage eher unpopulärer Themen wie Leistungsorientierung und Leistungsmessung. Geladene Diskussionen sind ebenfalls keine Seltenheit.
Eine realistische Erwartungshaltung gepaart mit einer konsequenten Umsetzung und dem Bewusstsein, dass Prozessmanagement nicht die Lösung aller Probleme ist, helfen bei der Durchführung erfolgreicher GPM-Prozesse.

Aus unserer Sicht ist es wichtig, die aufgeführten Punkte zum Thema Geschäftsprozessmanagement vor Augen zu haben und eine kritische Prüfung der eigenen Position und des eigenen Potenzials durchzuführen. Mit den Instrumenten des Prozessmanagements lässt sich heute für jedes wettbewerbsorientierte Unternehmen viel erreichen. Erfahren Sie, wie wir sie unterstützen können.

By | 2018-11-11T15:21:03+00:00 September 18th, 2018|Uncategorized|0 Comments

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